Produkt pokrývá většinu činností vztahujících se k vedení agendy recepce hotelu, je určen pro různé typy ubytovacích provozů.
Grafické kalendářové zpracování již zapsaných rezervací a obsazených pokojů (tzv. "štafle") v průběhu zvoleného období maximálně zjednoduší orientaci recepční, která je tak schopna v případě obsazenosti hotelu okamžitě reagovat nabídkou jiného typu pokoje či jiného termínu.
Přímo v kalendáři může recepční tažení myší vložit nové rezervace nebo otevřít hotelové účty dle požadavku zákazníka.
V kalendáři jsou barevně rozlišeny potvrzené a nepotvrzené rezervace, protože ke každé rezervaci je možné uvést, do kdy má být zákazníkem potvrzena a zdali ji již zákazník potvrdil.
Zadání nové rezervace se ještě více usnadní, pokud již byl zájemce o rezervaci hostem hotelu, neboť v tomto případě nemusí recepční vyplňovat žádné údaje o zákazníkovi, ale pouze jej vybere z adresáře. Všechny potřebné informace se tak doplní zcela automaticky.
Systém podporuje i hromadné vytváření rezervací a otevírání hotelových účtů například při hromadné rezervaci pokojů pro cestovní kancelář nebo při příjezdu turistické výpravy.
O každém hostu je možné vést velmi podrobný záznam v adresáři (tzv. "banka hostů") a uvedené informace využívat v rámci věrnostních programů a při poskytování bonusů.
Hosty lze zařadit do různých, volně definovatelných skupin a u každého hosta je zaznamenána historie jeho pobytu v hotelu, tj. v jakém období a na jakém pokoji byl ubytován.
Otevření hotelového účtu a příjem hosta může recepční výrazně urychlit vytvořením účtu z již zadané rezervace. I v případě kompletního zadání všech potřebných údajů ručně a výběrem hosta z adresáře, pokud již hotel navštívil, otevře hotelový účet během několika málo okamžiků.
Ke každému hostu je možné zadat všechny potřebné údaje včetně údajů, které jsou vyžadovány pro přihlašovací formulář cizince, který může recepční vytisknout přímo z programu.
V případě přestěhování hosta na jiný pokoj je možné uvedenou změnu zadat do programu jednoduchým výběrem jiného čísla pokoje.
Hotelový účet může recepční průběžně zatěžovat tak, jak host postupně využívá služby hotelu. Jednotlivé položky, které dle potřeby nadefinuje vedení hotelu, může recepční zadat prostřednictvím kódu položky nebo jejím výběrem ze seznamu.
V případě chyby lze každou zadanou položku do uzavření hotelového účtu podle potřeby opravit nebo zrušit.
Uzavření účtu a vytištění stvrzenky je záležitost okamžiku a recepční se nezdržuje zbytečným papírováním či prací s počítačem a může se plně věnovat hostům.
Program podporuje i rozdělení účtu mezi více samostatně platících hostů, vytvoření faktury nebo převedení do odložených účtů pro hromadnou fakturaci například v případě, že pobyt hosta hradí cestovní kancelář.
V případě potřeby může recepční zvolit jinou formu úhrady než hotovostní, vyúčtovat položky za speciální cenu (např. pro stálé klienty či VIP zákazníky), vytisknout stvrzenku v cizím jazyce nebo přijmout úhradu v cizí měně. Níže uvedený obrázek demonstruje všechny možnosti programu, ale v běžné praxi se jich využívá zřídka a uzavření účtu je tak velmi rychlé.
Rovněž vytvoření faktury je velmi snadné.
V případě hromadné fakturace více účtů nejprve hotelové účty recepční převede do odložených účtů, kde následně zvolí ty, které mají být vyfakturovány.
Systém podporuje automatickou evidenci různých turistických, lázeňských a podobných poplatků včetně jejich uživatelské definice. Recepční vždy za příslušné období vytiskne danou tiskovou sestavu a hotel odvede příslušný poplatek obci.
Program obsahuje agendu pro uchování informací rezervovaných zařízení, které jsou uživatelsky definovatelné. Mezi takovéto zařízení mohou patřit například salónky nebo sportovní zařízení (tělocvičny, tenisové nebo squashové kurty, bowlingové dráhy, sauna, ...). Veškeré údaje týkající se těchto rezervací lze zobrazit ve formě kalendáře, která je pro personál velmi přehledná. Založení nové rezervace lze provést přímo myší v kalendáři, aplikace samozřejmě hlídá případnou kolizi mezi jednotlivými rezervacemi.
Program JAZZ HOTEL a skladový systém poskytují řadu tiskových výstupů, které použijete například pro vytištění denní uzávěrky, plánu stravování dle jednotlivých porcí ubytovaných hostů, knihy ubytovaných, pro analýzu prodejů služeb nebo pro sestavení inventury.
Vedení hotelu má k dispozici i informační plochu, na které okamžitě vidí, jaký je stav obsazenosti hotelu. Zobrazeny mohou být i další informace nezbytné pro řízení hotelového provozu.
Produkt JAZZ HOTEL pracuje přímo s databází ekonomického systému POHODA ve variantách Jazz, Standard, Premium a Komplet, čímž je zabezpečeno vedení pokladny, fakturace skladová evidence a případně i přímé zpracování účetnictví a účetních dokladů.
Pro vlastní práci se systémem JAZZ HOTEL nemusí být ekonomický systém POHODA spuštěný, ale tento musí být na daném počítači legálně nainstalován.
Recepční tak s ekonomickým systémem vůbec nepřijde do styku a pro vlastní práci používá ergonomicky propracované prostředí systému JAZZ HOTEL, které je optimalizováno pro maximální jednoduchost a rychlost práce.
Vybrané referenční instalace programu jsou uvedeny zde.
Copyright
© 2003-2024 Václav
Petřík